Written by ETAPS e. V.
I declare that I will promote the Association’s purpose according to its Charter and have noted the Privacy Statement and Imprint.
When becoming a member, the association records your private address, email address and business affiliation as well as your date of birth. This information is stored in a computer system of the association, together with a membership number assigned to each association member. The personal data will be protected against disclosure to third parties by appropriate technical and organizational measures. Other information and information about non-members are at most processed internally by the association, and only if they are related to promoting the association’s purpose (e.g. storing of telephone and fax numbers of individual members) and only if no evidence exists that the person has a genuine interest which precludes the processing.
Membership directories will be managed by members of the association board or by those members who have an assigned function within the association that requires knowledge of membership data. In case a member requests membership data on the grounds that she or he requires the data for performing her or his duties in accordance with the association’s constitution, the board will only turn over the data after the requesting person has signed a guarantee that she or he will not use the data for other purposes.
Once a person’s membership terminates, her or his name, private address, affiliation, email address and date of birth will be deleted from the membership records. Her or his personal data that is relevant for the association’s financial management will be kept for up to ten years according to applicable tax regulations, from the date the membership termination is confirmed by the Executive Board.
(official German version below)
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Privat- und Geschäftsadresse, email-Adresse sowie sein Geburtsdatum auf. Diese Informationen werden in einem EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein, wenn überhaupt, nur intern verarbeitet, und nur sofern sie in Bezug auf den Vereinszweck nützlich sind ( z.B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern einzelner Mitglieder) und nur sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Mitgliederverzeichnisse werden von Vorstandsmitgliedern verwaltet, oder von sonstigen Mitgliedern, die im Verein eine betreffende Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Beim Austritt werden Name, Privat- und Geschäftsadresse, Email-Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.